オフィスでの効率を向上させる6文書管理ソフトウェア

クラウドストレージの出現は、雑然とした事務処理の負担を正当に排除しました。したがって、雇用主は時間を節約すると同時にワークフローを改善することができます。あなたが紙の文書の使用量を減らし、効率を改善しようとしているのであれば、あなたは正しい場所にいます。この記事では、選択可能な6つの最高の文書管理ソフトウェアを紹介します。

ドキュメント管理ソフトウェアは、 ドキュメント管理システム （DMS）とも呼ばれ、ワークロードの削減とワークフローの高速化を主な目的として、ドキュメントとワークフローを追跡、合理化、および管理するために特別に設計されたコンピュータプログラムです。

この記事をたどって、文書を管理するための最も有効なツールのいくつかについて包括的な見方をしてください。

PCに最適な文書管理ソフトウェアは何ですか？

eFileCabinet

eFileCabinetは間違いなく今日の主要な文書管理ソフトウェアです。オフィスファイルの保存、検索、共有を容易にするために構築されています。しかし、ソフトウェアの機能は、会計や人事管理ツールも備えているため、文書管理を超えています。

eFileCabinetは2つのサポートバリアントをホストします：デスクトップ版（Windows 10と互換性がある）とモバイル機器のために特別に設計されたモバイル版。

このドキュメント管理ソフトウェアには「クラウドビュー」と呼ばれる機能があり、ユーザーはソフトウェアのプラットフォームを介して直接クラウド上のファイルをバックアップできます。これにより、ユーザーはインターネットに接続されていれば、任意のデバイスを介してファイルを簡単に表示および抽出できます。

また、eFileCabinetは、SEC、HIPAA、FINRA、およびその他の標準的な要件を含む、あらゆる必要な業界コンプライアンスを満たしています。

さらに、このソフトウェアは、あなたとあなたのクライアントとの間のエンドツーエンドのファイル共有プラットフォームとして機能する独自の共有機能であるSecureDrawerと完璧に連携します。MSOutlookのようなさまざまなサードパーティソフトウェアとシームレスに統合できます。安全な電子署名、スキャナ、プリンタなど。

ラストル。 eFileCabinet文書管理ソフトウェアは、オンラインとオンプレミスの両方のサービスを提供しています。このソフトウェアは新規ユーザーに2週間の無料トライアルを提供し、その後、彼らは15ドルの開始価格で有料プランを購読することができます。

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OpenKM

OpenKMは、間違いなく、市場で最も人気のある文書管理ソフトウェアの1つです。ドキュメント管理からワークフローの自動化、管理機能に至るまで、オフィスタスクを実行するために構築された、非常に用途の広いエンタープライズグレードの管理ソフトウェアです。

このツールは、Windowsコンピュータ用に特別に設計されています。ただし、Linuxなどの他のデスクトップオペレーティングシステムを介してアクセスすることもできます。

基本的に、文書管理ソフトウェアは、ソフトウェアの管理操作全体を実行する動的なモジュールのセットをホストします。これらのモジュールのいくつかが含まれます：電子請求、電子署名、暗号化（ファイルの暗号化と復号化のため）、バーコード、メールアーカイバなど。

また、ソフトウェアの柔軟な設計により、AutoCAD、WordPress、Google Drive、Microsoft Officeなどの関連するオフィスツールとシームレスに統合することができます。また、SQL、Oracle、MySQLなどの外部データベースやサーバーに接続できるプラガブル認証システムも備えています。

上記に照らして、ユーザは、効率を改善するために彼らの全ワークフローを合理化する機会を与えられる。したがって、この文書管理ソフトウェアは、通常の文書管理者よりも多くのプロジェクト管理ソフトウェアとして見られています。

OpenKMは、新規ユーザーにOpenKM CommunityとOpenKM Professionalの 2つの基本プランを提供します。前者は（限られた機能で）無料で利用可能ですが、後者は、より強力な機能で、有料プランであり、それは見積もりで提供されます（カスタム価格）。

ソフトウェアのシステムおよびダウンロード要件に関する詳細情報を入手するには、OpenKMダウンロードWebサイトにログオンしてください。

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Templafy

Templafyは、今日の市場で間違いなく最高の文書管理ソフトウェアの1つです。これは、オフィス文書を効率的に保存、検索、および共有するために設計された万能のユーティリティツールです。これは、あらゆる形態のコンピュータシステムとモバイルデバイスをサポートするクラウドベースのプラットフォームです。

便宜上、デスクトップ（Windowsを含む）およびスマートフォン（モバイルアプリ）用の指定バージョンもあります。

基本的に、Templafyは異なるプラットフォーム間で作業するという従来のばらばらな作業を排除することでファイルの保存とチームの共同作業を容易にします。

文書管理ソフトウェアは、すべての重要な職場ツール、特にMS Officeのような文書生成ツールを単一のプラットフォーム上で合理化し、それによってあなたに統一されたワークフローを提供します。

さらに、Templafyはかなりナビゲート可能なインターフェースをホストしています。これは、チームメンバー全員が想像を絶するほど簡単にフィードバックを提供し、ファイルを共有し、文書を作成できるため、ローテク作業環境に最適です。

これらはすべて単一のフィードを介して送信され、すべての要件と品質基準が満たされていることを確認するために、管理者（雇用主）によって監視されます。

最後に、最も耐久性のあるユーティリティツールのように、Templafyは安くはない。実際、それは便利に市場で最も高価な文書管理ソフトウェアの1つです。月額355ドルの定期購読料で利用できます。ただし、フルサブスクリプションの前に無料試用期間があります。詳細については、公式Webサイトを参照してください。

Templafyをダウンロード

SutiDMS

SutiSoftの製品であるSutiDMSは、市場で最も包括的な文書管理ソフトウェアの1つです。ドキュメントの管理と整理、ファイルの共有、記録の保存、チームのコラボレーションの向上のためのさまざまなツールを備えています。

これは、デスクトップとモバイルの両方のデバイスで全面的にサポートされているオンラインのWebベースのソフトウェアです。

さらに、SutiDMSには、変更可能なダッシュボード、ドキュメントライブラリ、OCRドキュメントキャプチャ、複数の統合（MS Outlook、Gmail、Yahoo Mailとの）、ファイルのマージ、ドキュメントのアーカイブと保存、eSignature、フォーラムなどの多機能ツールセットがあります。とりわけ。

ソフトウェアは基本的にあなたがすべてのあなたの文書を保存することができる究極の記憶装置として機能します、そしてそのウェブベースの機能性はあなたがいつでも文書にアクセスして検索することを確実にします。

それにもかかわらず、この文書管理ソフトウェアは、見積もりで入手可能なエンタープライズプライシングを提供しています。

2つの低いプランがあります： プレミアムプランとプロフェッショナルプランです。プロフェッショナルプランは最大10人のユーザー向けに設計されており、ユーザー1人あたり（月額）18ドルの料金でご利用いただけます。一方、プレミアムプランは、従業員数が500人以下の中規模組織向けで、1ユーザーあたり（月額）20ドルの料金で利用できます。

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FileHold

FileHoldは完全に統合された文書管理ソリューションであり、集中管理されたストレージと簡素化された作業プロセスをユーザーに提供するためにさまざまな機能セットを組み込んでいます。このソフトウェアは、Windows 10 PCおよびその他のバージョンのWindows（7/8 / 8.1）用に特別に指定されている、数少ない文書管理ソフトウェアの1つです。それにもかかわらず、それはまた、LinuxおよびMacコンピュータ上のWebブラウザを介してアクセスすることができます。

ソフトウェアの機能は、「標準」、「オプション」、「カスタム」、および「ドキュメントスキャンとイメージング」に分類されています。これらの機能の一部には、メタデータキャプチャ（ドキュメントタグ付け）、カレンダー、電子フォーム、eSignature、OCR（サーバー側）、自動入力、SmartSoftキャプチャなどがあります。

また、FileHoldは、MS Office、MS Active Directory、MS SharePointなどのサードパーティ製ソフトウェアと統合する機能も備えています。これらすべてがファイルの保存、検索、共有、そしてワークフローの調整を容易にします。

最後に、FileHoldは2つの基本的な料金プランを提供しています。 FileHold ExpressおよびFileHold Enterprise。 Expressプランは20人未満の従業員の中小企業向けに設計されていますが、Enterpriseプランは20人を超えるメンバーを持つ大規模な組織またはチームに最適です。

両方のプランの購読料は、しかしながら、引用によってのみ利用可能です。あなたはあなたのビジネスの見積もりを得るためにFileHoldのセールスチームに電子メールを送ることができます。

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M-ファイル

Mファイルは今日利用可能な最高の文書管理ソフトウェアの1つです。ドキュメントの重複からユーザーを保護するように設計されている「重複分析」機能にとって最も重要です。これはクラウドベースのDMSです。そのため、デスクトップとモバイルプラットフォームの両方でサポートされています。

指定デスクトップバージョン（Windows 10 / 8.1 / 8/7用）、および選択したモバイルデバイス用のモバイルアプリもあります。

それに加えて、Windows 10用のこの文書管理ソフトウェアは、文書が適切に整理されて保存される整理されたストレージをホストしています。ファイル名を日付やプロジェクトなどの他の関連指標と相関させることで、文書検索を分析します。そのため、ソフトウェアは重複を簡単に排除できます。

また、その統一されたプラットフォームは、仕事の割り当て（雇用者から従業員へ）、そして仕事の実行と配達（従業員から雇用者へ）を改善することによって、職場の効率を高めます。その結果、生産性が向上します。

さらに、M-Filesは柔軟性のあるDMSであり、MS OfficeなどのツールやSalesforceなどの多数のCRMツールと簡単に統合できます。これは事実上すべての種類のビジネスにとって理想的です。また、オンプレミス、クラウドベース、ハイブリッド（組み合わせ）の3つの基本的な展開オプションもあります。

M-Filesは新規ユーザーに1か月の無料トライアルを提供します。その後、彼らは見積もりで提供されるエンタープライズプランに簡単にアップグレードできます。

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