生産性向上のための5つの自動受付ソフトウェア

受付はあらゆる組織の顔と声です。 自動受付ソフトウェアは、訪問者管理のプロセス全体を簡素化します。 顧客、候補者、顧客のいずれにとっても、受付係は組織との最初の連絡先です。 それが、人事部やマーケティング部門と同じように会社にとっても重要な理由です。

したがって、受付係は、顧客が電話をかけたり組織に入ったりしたときからの快適な経験を主に担当します。 ただし、コミュニケーションを対面、オンライン、通話で同時に管理することは、すべてストレスがかかります。

クライアントへの電話、請求、予定の予約などの雑多な職務が、すでにやりがいのある仕事に加わることがあります。 それが自動受付ソフトウェアが助けになるときです。

2019年の効率向上のための主要なフロントオフィス管理ソフトウェアシステムのいくつかを以下に示します。

PCに最適な自動受付ツールは何ですか？

1

Vonageビジネスソリューション

Vonage Business Solutionsは、アプリやダウンロードとして入手可能で、ビジネスコミュニケーションの向上に役立ちます。 このクラウドベースの自動受付ソフトウェアは、Webブラウザ、スマートフォン、およびビジネス製品と簡単に連携できます。

Vonageビジネス電話システムは、インターネット上で動作するデバイスを使ってVoIP電話システムを微調整する中規模ビジネスに最適です。

また、企業が電話で、テキストメッセージを介して、またはビデオ会議を介して接続し、受付係の時間を大幅に節約することもできます。

アナウンスの電話、オプションの邪魔をしない、または1つの内線で異なるデバイスを接続するオプションの選別は、その主な機能の1つです。 アカウントマネージャは、管理者ポータルを介して通話を管理し、通話の録音を評価したり、ダッシュボードの表示設定を変更したりできます。

また、請求の詳細を確認したり、ポータルのダイヤルアップ制限を修正したりできます。 デスクトップソリューションとは別に、ユーザーは簡単にアクセスできるようにモバイルアプリをダウンロードすることもできます。 Google、Outlook、またはCRMと同期することもできます。

価格：19.99ドルから。

2

GoCanvas

データ入力と連絡先管理は、フロントデスクスタッフにとって非常に重要な側面の1つです。 GoCanvasは、ユーザーが数分で作業を完了できるようにする、最高のフロントオフィス管理ソフトウェアの1つです。

ユーザーが無制限のフォームを作成して記入できるようにすることで、組織にとって強力な機能を備えています。 ボーナスとして - ユーザーは無制限のデータを保存することもできます。

ユーザーがコーディングやプログラミングなしで独自のモバイルアプリを作成できるようにするドラッグアンドドロップツールを提供します。 それはまた、ユーザーがワンクリックでツールをチェックしたり、サイを監視するために画像をキャプチャすることを可能にします。

さらに、スマートフォンで署名を付けるだけで、販売注文の確認に役立ちます。

キャンバスは、注文価格を正しく見積もるための計算にも役立ちます。 そのうえ？ それはGPS追跡と装置かチームメンバーの位置について知らせ続けます。

ワンクリックでのバーコードスキャン、モバイル決済のシームレスな同化、および他のアプリへの顧客データベースのアップロードは、その他の注目すべき機能の一部です。

価格：無料トライアルあり エンタープライズレベルのバージョンは45ドルから始まります。

3

ご挨拶デジタル受付係

Greetly Digital Receptionistは、ユーザーがより多くのことをできるようにするための訪問者チェックイン用のアプリです。 管理はどの組織にとっても重要かつ複雑な部分であり、自動化によってワークフローをきわめて簡単にします。

フロントデスクの管理から会議の修正、または出張スケジュールまで、このソフトウェアはすべてのマルチタスクを簡素化し、時間を節約するのに役立ちます。

このフロントオフィス管理ソフトウェアは、コストを節約し、高度なカスタマイズを提供しながら効率を向上させることを目的としています。 クラウドベースの訪問者ログで機能し、いつでも利用できるようになっています。

さらに、音声メッセージ、電子メール、テキストメッセージ、またはSlackを使用してインスタントアラートを送信します。

価格：14日間の無料試用期間あり。 月額99ドルから。

4

ジャイブボイス

Jive音声は、クラウドベースで統合されたもう1つの自動録音です。

この受付ソフトウェアは、あらゆる規模のさまざまな企業に適しています。 ボイスメールボックスから仮想受付ソフトウェアまで、さまざまなホスト型VoIPスイートを提供しています。 この自動受付システムは、電話システムをリアルタイムで管理および更新します。 JiveのWebサイトを使用してインターネットでサポートされているデバイスから実行できます。

アプリによる視覚的なダイヤルプランエディタは、電話システムが素晴らしい方法で設定するのに役立ちます。 ユーザーが退席すると自動的に有効になるカスタムダイヤルプランを使用して事前スケジュールを作成するのに役立ちます。 ユーザーは、一日のスケジュールを一度に追加しながらカスタムグリーティングを追加することもできます。

その他の主な機能の1つは、ユーザーが特定の配置で複数の電話に着信通話を転送できるようにするFind Me / Follow Meです。 これにより、個々のユーザが自分の内線番号に切り替えながら、排他的なコールフローを構築できるようになります。

価格：19.95ドルから

5

フツァイト

フロントデスクを管理することは、単に電話をかけたり、訪問者を管理することではありません。 しかし、それは顧客データベースを見つけて作成することでもあります。今日行う最良の方法の1つはソーシャルメディアを使用することです。

Hootsuiteは、ユーザーが自分のソーシャルメディアを1か所で管理するのに役立つ大手ソフトウェアの1つです。 このようにして、受付係がソーシャルメディアを手に入れるのを支援する競争力のあるフロントオフィス管理ソフトウェアとして倍増します。

ソフトウェアは、ユーザーが自分のソーシャル投稿をスケジュールできるようにすることで時間を節約するように設計されています。 それは、一度にすべてのソーシャルアカウント上のいくつかの投稿を自動的にスケジュールすることによって、ソーシャルメディアプラットフォーム上で常にアクティブに維持するのに役立ちます。

また、チームが投稿できる承認済みのコンテンツでユーザーを常に最新の状態に保ちます。 データはユーザーの好みのクラウドファイルに保存されます。

そのうえ？ また、ユーザーは詳細なレポートを作成してソーシャルメディアプロモーションの効果を見積もることもできます。 さらに、ユーザーは、ハッシュタグ、キーワード、さらには場所を使用して、ソーシャルメディアチャットを検索してフィルタリングすることもできます。

ユーザーはいくつかの言語で会話を見つけることができます。 これは、他の人が自分のブランドなどについて話していることについての洞察を得るのに役立ちます。

価格：30日間無料トライアルあり その後、月額5.99ドルで販売されました。

一般的な考えとは反対に、フロントの受付には管理すべきことがたくさんあります。 訪問者管理、クライアントコールへの参加、会議のスケジュール、ランチ、旅行日程表から、クライアントデータベースの管理まで、やるべきことはたくさんあります。

これらは、彼らが時間を節約して物事を単純化するのを助ける最も自動化された受付ソフトウェアの一部です。 それで、生産性向上のためにあなたのビジネスにそれらを実装し始めてください。

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